Ускоряем производство

В мире моды с ее духом вечного соперничества лучшие игроки всегда стремятся в чем-либо обойти друг друга. Подстегиваемая успехом таких известных брэндов «быстрой моды», как, например, Zara или H&M, отечественная розница вынуждена уделять больше внимания ускорению сменяемости товаров на собственном прилавке.

За последний год у крупнейших зарубежных ритейлеров одежды время производственного цикла от размещения заказа до его отгрузки в магазин уже сократилось со 120 до 90 дней и продолжает неуклонно снижаться до 75, 60, а в отдельных случаях даже и до 45 дней. Впрочем, изменения касаются не только сроков производственного цикла. Произошло заметное усложнение ассортиментных коллекций. На фоне снижения объемов однородных заказов растет разнообразие моделей, заказываемых в течение сезона, и трудоемкость их производства.

Из-за отклика глобализованных цепей поставок на потребности рыка в сокращении сроков спрос постепенно смещается в сторону предприятий, интегрированных вертикально с производителями своего основного сырья, т.е. с текстильными производствами. Эта тенденция отчетливо прослеживается во многих странах юго-восточной Азии, где перед крупными фабриками открыты возможности исключить наиболее негативный для сроков фактор – проблему быстрой доступности сырья. Что, в свою очередь, оказывает ощутимое давление на всех участников цепи поставок – производителей, оптовиков и розницу, вынуждая их быстрее и эффективнее выполнять собственные обязательства, такие как своевременное предоставление партнерам необходимых спецификаций, подтверждений и т.п.

Каким образом швейный бизнес может успешно вписаться в новые предъявляемые рынком стандарты по срокам производства?

Шаг 1: Правильный выбор инструментов управления

Для многих компаний отрасли привычные методы работы стали главным ограничением их гибкости и производительности, препятствующим их дальнейшему развитию. Бизнес-системы, замечательно справляющиеся с управлением закупками материалов и основными учетными задачами, как правило, практически не применимы для планирования и управления швейным производством по методу критического пути¹. 

По этой причине даже компании, в которых проекты внедрения системы класса ERP были признаны руководством успешными, для производственного планирования «почему-то» до сих пор используют Excel. В большом количестве разрозненных электронных таблиц многие пользователи самостоятельно отслеживают свои отдельные участки работы. Это неизменно приводит к слабой координации, ручному внесению изменений (требующему трудоемкой синхронизации с данными остальных пользователей из других файлов) и, как следствие, к недопустимо высоким рискам ошибок.

Рис. 1. Управление производственными задачами по методу критического пути: интерактивный журнал задач с обновлением статуса в «один клик» и возможностью делать заметки для указания причины задержек и сбоев. Красным цветом выделены операции, по которым возникла задержка.

До недавнего времени системы автоматизации планирования на базе электронных таблиц, как правило, рассматривались швейными компаниями как «не идеальные, но приемлемые». Однако, из-за усиления конкурентного давления на сроки производства и необходимости быстрее откликаться на любые изменения, электронные таблицы более не удовлетворяют нынешним реалиям рынка одежды.

Сегодня без качественного решения вопроса автоматизации непосредственно производственного планирования добиться требуемого уровня оперативного управления производством одежды уже невозможно. К счастью, профильные системы планирования, разработанные специально для швейного производства, уже существуют и доступны для внедрения в том числе и в России.

Шаг 2: Определение ключевых требований к системе планирования

Какие возможности планирования могут быть интересны компаниям, уже внедрившим у себя ERP, но вынужденным продолжать использовать Excel для планирования? Очевидно, для ритейлеров, не имеющих собственного производства, требования к системе планирования будут несколько отличаться от швейных предприятий.

Торговые компании, не имеющие своего производства

Для торговых компаний, размещающих заказы у поставщиков, система планирования должна:

• обеспечивать доступ к информации в равной степени интересной и понятной всем службам и отделам компании, взаимодействующим как с покупателями, так и с поставщиками

• максимально наглядно размещать заказы и отслеживать их текущие статусы, а также управлять сроками их исполнения по методу критического пути

• реализовывать проактивный подход² к управлению текущими производственными задачами в соответствии с их приоритетами, донося их предельно оперативно и четко до всех ответственных исполнителей и менеджеров компании

• быть максимально простой в использовании и обслуживании

• обеспечить проактивный документооборот и он-лайн синхронизацию графиков исполнения заказов между компанией и ее поставщиками в электронном виде

• организовывать простой единообразный процесс оперативного обновления информации от поставщиков по электронной почте или через web-интерфейс

• четко оповещать о наличии потенциальных проблем (вероятная временная перегрузка одного из участков, просроченные задачи, отгрузки с вероятным опозданием либо дополнительными издержками на авиаперевозку и т.д)

• накапливать, обрабатывать и предоставлять менеджменту информацию для непрерывного улучшения текущих бизнес-процессов в разрезе моделей, заказов, производственных участков, клиентов либо исполнителей

• иметь гибкие средства интеграции с имеющимися системами автоматизации, во избежание повторного ввода данных.

Важно не забыть рассмотреть возможность автоматизации таких важных задач как:

• оценка требований к уровням запасов и управление ими (актуально для компаний, обладающих собственными известными брэндами)

• запрос котировок (у нескольких поставщиков) и сравнение затрат и сроков по нескольким альтернативным сценариям размещения заказов

• планирование транспортировки (методы, пункты назначения, издержки)

• доступность сырья у поставщиков для выполнения текущего плана, немедленное информирование об уменьшении запасов сырья

• планирование работ в соответствии с соглашениями об объемах закупок, заключенными с поставщиками (при необходимости)

Лишь качественное управление и способность к быстрым и четким коммуникациям позволит торговой компании выстроить оптимальным образом отношения с поставщиками.

Швейные предприятия 

Решение по планированию для производственной компании должно:

• включать многие из вышеперечисленных характеристик и обеспечивать доступ к информации всем службам и отделам компании, взаимодействующим как с заказчиками, так и с поставщиками материалов, а также с другими предприятиями-субподрядчиками

• совместить в единую систему все 3 ингредиента качественного производственного планирования – оптимальная загрузка производственных мощностей, наличие материалов точно в срок и критический путь выполнения заказа

• обладать простым в использовании drag’n’drop интерфейсом для пересчета производственного плана «налету» и гибкого сценарного планирования по принципу «что-если»

• предоставить возможность детального планирования загрузки мощностей на уровне отдельных линий/бригад с возможностью учитывать: кривую обучения, потребности в спецмашинах и в дополнительной обработке как на собственном предприятии, так и у субподрядчиков

• поддерживать многоуровневое распределенное планирование (центральное планирование, планирование на уровне отдельных предприятий или поставщиков, а также локальное планирование по линиям/бригадам внутри одного предприятия и планирование с возможностью логического объединения линий разных фабрик в единое виртуальное предприятие, например, по принципу их географической принадлежности к одному государству или региону)

• автоматически информировать поставщиков материалов об изменениях в текущем плане либо напрямую через интернет, либо через используемую ими информационную систему

• отражать причинно-следственную связь, т.е. информировать о возможном влиянии на сроки выполнения всех соответствующих заказов в случае неожиданного изменения в наличии материалов, либо при отказе заказчика от утверждения образцов, либо при нарушении требований субподрядчиком и т.п.

• иметь возможность интеграции с существующими системами, чтобы избежать повторного ввода данных.

Рис.2. Приборная доска руководителя - предназначена для мониторинга ключевых показателей эффективности (KPI) швейного бизнеса, например, производительности производства, рабочей дисциплины, объемов незавершенки, сверхнормативных издержек и т.п., в требуемых разрезах.

Шаг 3: Системный подход к изменениям 

Успех внедрения изменений во многом зависит от выбора подходящего подхода к их проведению.

Объясните всем коллегам в доходчивой форме, почему компания нуждается в переменах. Убедите их, что сокращение сроков производственного цикла обеспечит дальнейшее процветание компании в целом и каждого из них в частности. Вовлеченность в процесс всего коллектива является необходимым условием.

Удостоверьтесь в наличии конкретных «активных исполнителей» на уровне каждого из автоматизируемых участков и в том, что проект поддерживается высшим руководством компании, четко демонстрирующим заинтересованность в его результатах.

Проведите специальное совещание, посвященное обзору системы, чтобы подчеркнуть, что она является фундаментом проводимых в компании изменений.

Составьте список электронных таблиц и любых обрабатываемых вручную данных, от которых следует отказаться. Повесьте этот список на видное место. Регулярно просматривайте его и вычеркивайте те документы, с которыми организация уже успешно распрощалась.

Отказавшись благодаря внедрению подходящей системы от поглощающего много времени ручного труда, сосредоточьте усилия коллег на следующей последовательности действий:

ПЛАНИРУЙТЕ, используя всю доступную информацию для принятия решений, определите наиболее вероятные проблемы и действуйте в направлении их разрешения как можно раньше, чтобы с самого начала сократить их количество 

ПУБЛИКУЙТЕ план, четко определяя и информируя коллег и поставщиков о приоритетных задачах 

ИЗМЕРЯЙТЕ прогресс исполнения плана 

ДЕЙСТВУЙТЕ согласно уже полученным результатам и регулярно изменяющимся требованиям покупателей. 

Таким образом, насколько удастся сократить сроки в результате инноваций, зависит как от возможностей системы автоматизации планирования, так и от избранного компанией подхода к внедрению этой системы. Если сделать и то и другое безошибочно, отдача от инвестиций не заставит себя долго ждать. Типовые сроки окупаемости подобных проектов для текущего положения дел в отрасли составляют всего 6-9 месяцев. При наличии необходимой информации в каждом отдельном случае они могут быть рассчитаны отдельно с точностью до 1 месяца и с достаточным уровнем достоверности.